ホットペッパービューティーにおける顧客管理とは

週刊！繁盛店づくり

更新年月日｜2016年7月20日

営業時間のムダ時間を省く方法は？

次のご予約のお客様が来られるまでの中途半端な空き時間、サロンでお勤めの方なら誰でも経験があると思います。ホットペッパービューティーは2018年の3月末より、予約管理時間を細分化できるようになりました。

それまでホットペッパービューティーは10時、10時30分、11時、11時30分…と、30分ごとでしかご予約を取ることができませんでした。例えば10時から1時間メニューのお客様がご来店された場合、次のご予約は11時から確保できますが、1時間10分メニューのお客様がいらっしゃっても、次のご予約は20分後の11時30分からしか取ることができなかったのです。

1日で20分のスキマ時間がいくつもあったら、もう一人お客様のご予約が取れるかも知れませんよね。ネイルサロンやまつ毛エクステサロンの場合、施術自体は1時間でもジェルオフや付替えオフがあったら10分プラス。リラクゼーションサロンやエステサロンの場合はお着替えで10分プラスに…と、どうしても時間が短縮できないということが多いかと思います。サロンの売上アップのため、一人でも多くのお客様にご来店いただくためにも、時間の無駄遣いはしたくないものです。

そこで導入されたのが、予約管理時間の細分化です！まずは細分化の話の前に、予約管理機能のご説明をさせていただきますね！

顧客管理機能とは

もはやサロンの集客促進において、ネット予約の導入は必須といえるでしょう。スタッフが忙しくて予約の電話に出られず失客した、なんてことは少なくないでしょう。ネットの予約システムなら、電話で対応しなくても、２４時間３６５日、たとえサロンの営業時間外でも予約を受け付けてくれます。

しかし、ネット予約システムは、いつでも予約を受け付けられる反面、予約の管理が大変。サロンにネット以外にも複数の予約方法がある場合、ダブルブッキングや、指名されたスタッフのスケジュール管理など、どうしても手間が掛かる作業に時間が取られてしまいます。そんな悩みを解決した予約管理システムが、ホットパッパービューティーに掲載しているサロンなら使える「サロンボード」。追加料金はかからず、無料で利用できます。もしかしたら、「掲載しているけど、サロンボードはあまり使っていない」というサロンオーナー様もいらっしゃるのではないでしょうか。

サロンボードの「サロンダイレクト機能」はホットペッパービューティーやホームページ、電話など、さまざまな予約を一元管理できます。サロン側の端末で予約を登録すれば、リアルタイムでホットペッパービューティーやホームページの予約状況にも反映されます。電話予約の受付時も、サロンボードのスケジュールを見れば、どこが空いているか一目瞭然。予約状況が一覧で確認できるので、ダブルブッキングの防止にもなります。また、スタッフごとの指名予約状況やシフトなどのスケジュール、設備の使用状況、予約の確認や変更・データ出力も簡単です。

さらに、サロンボードは、スマートフォンやサロン外のPCからもログイン可能。サロンのスタッフ全員がいつでもスケジュールを確認可能なので、情報共有としても役立ちます。

新導入！予約管理時間の細分化

今までの30分単位でのご予約管理から、サロンボードでは５、１０、１５、３０分単位での予約管理が可能になりました。皆様がお使いいただいているサロンボードで、設定した予約管理設定の分数に応じてスケジュールの管理ができるようになったのです。また同時に、お客様のホットペッパービューティーのご予約受付ページ上でも１０、１５、３０分単位でのご予約受付が可能となりました。これにより、今まで30分で割り切ることができなかったメニューの細分化が可能になり、次のお客様まで20分…というような微妙なスキマ時間をなくすことができるようになったのです！

この細分化を活用しやすいのは、リラクゼーションサロンやネイルサロンのように「回転を速くして、なるべく多くの予約を詰めて受け付けたい」というサロン。また、プライベートサロンやスタッフ数の少ないサロンでは、直前でのご予約で来店されたお客様をお待たせするかも知れないというリスクがあるため、スタッフ数が3名以上のサロン。そして、４５分や70分など30分単位で割り切ることができないメニューが多いサロン。もうすでに予約が埋まっていて空き枠がない…というサロン。このようなサロンは、細分化機能を活用されるのがオススメです。

もう予約管理時間の細分化もしたけど、予約枠いっぱいで空きがない！というサロンは、もう一度メニュー・クーポンの所要時間を見直してみるのもいいかも知れません。今の所要時間は、ゆとりをもって設定されていませんか？オープン当初はまだ感覚がつかめていないので、ゆとりをもって所要時間を設定されているサロンも多いかと思います。

しかしオープンしてしばらく経つと、だんだんとお店の流れに慣れてくるものです。今まで1時間30分で設定していたメニューが、本当は1時間15分でも余裕だった！というサロンのお声もよく聞きます。たった15分、20分でも積み重ねると、あと1予約とれる！ということもありますし、空きやすい時間枠に合わせたメニューを新たに作るのもいいかもしれません。そうした積み重ねでサロンの売上や客数が大きく変わる可能性が見えてくるとは思いませんか？

予約管理時間の細分化方法は？

サロンボードにある「設定」ボタンを押していただくと、「SALON BOARD上での予約管理設定」を設定することが可能になります！この箇所はサロンボードのスケジュール画面で、予約と予定を何分単位で管理するのかを設定できます。例えば、施術や休憩など5分刻みで入力する場合があれば、5分毎で管理することも可能です。

「SALON BOARD上での予約管理設定」の下にある「HOT PEPPER Beauty上での予約受付単位設定」では、ホットペッパービューティーの予約開始時間を何分単位で受け付けるかの設定が可能です。お客様がみたサロンのスケジュール画面を、何分刻みで表示したいかをここで決められます。

注意点として、「HOT PEPPER Beauty上での予約受付単位設定」を15分毎にしたい場合は「SALON BOARDの予約管理設定」を１５分または５分単位に設定した場合にのみ、10分毎は予約管理設定を10分または5分単位に設定している場合にのみ選択可能ですので、ここは気を付けたいところですね！

他にもある！サロンボードの便利機能！

サロンボードを使う前や使い始めの頃は、オーナー様から「パソコンは苦手…」や「操作が難しそう」というお声がたくさん挙がります。しかし皆さま「ちょっとやってみたら出来ました！」と喜んでくださいます。他にもまだまだありますサロンボードの、さまざまな便利機能や活用方法についてご紹介したいと思います。

顧客管理

サロンボードの「ダイレクトメンバーズ」機能なら、ホットペッパービューティー上の顧客情報と連携し、自動で顧客登録が完了します。お客様情報の登録作業や、連絡先確認の手間を省くことができます。ホットペッパービューティーに登録しているお客様なら、専用ショップカードに記載されているQRコードを携帯電話やスマートフォンで読み込むだけで簡単に登録完了。また、外部ツールなどで管理している既存のお客様の予約履歴や連絡先など、さまざまな情報をサロンボードに一括で取り込んで反映可能です。

メッセージ配信機能

サロンボードには、便利なメッセージ配信機能が付いています。例えば、来店前日の予約通知、来店翌日の来店感謝、来店1か月後などタイミングよくフォローや再来店促進のメッセージを送ることができます。また、特定のお客様に絞り込んだ限定クーポン配信なども可能。サロンボードならメッセージの送信回数に制限はありません。上手に活用して、リピーター獲得のために積極的なアプローチを行ないましょう。

ただ、データで記録が出来て、簡単な操作でダイレクトメッセージを送れるサロンボードですが、今のこのネット社会だからこそ、どこかには手書きのものがあると嬉しいですよね。もちろん、サロンボードではお誕生日のお客様に対して自動でメッセージを配信することもできます。ですが、それは他のサロン様でもきっとされていることでしょうし、最悪メッセージを開封すらしていただけない…なんてことも…。

そんな時は、手書きのポイントカードや、お誕生日の方にはレシートの裏にメッセージなどお客様がちょっと喜ぶ仕掛けがあると楽しいはずです。ほかにも、ご来店前にお客様が来られる予定のお席にメッセージカードをご用意されたり、施術後のドリンクサービスでいつもと違うお茶菓子をご用意されてもサプライズになるかもしれませんね。このような「ちょっとしたひと手間」がサプライズとなり、顧客づくりの重要ポイントになるということは、言うまでもないでしょう。

きっと一度サプライズを受けたお客様はまた「来たい」という想いが、少しの「期待」になっていきます。期待が積み重なると、そのサロンに通うのが楽しみになりますよね。そうすることで、きっと「素敵なサロン」だと思っていただくことが出来、ホットペッパービューティーの口コミにも素敵なお声をいただけるかも知れません。ご新規様は無意識のうちに口コミを重視してしまうもの。素敵な口コミを増やして、サロンのブランド力をアップさせましょう！

集計分析機能

来店頻度が高く、高単価のカスタマーを集計分析機能をつかってピックアップします。そのカスタマーに向けて、例えば「期間限定の新しいセットクーポンができました」や「日頃のご愛顧に感謝して、顧客様限定クーポンをお送りします」などと、新サービスやクーポンのご案内。来店頻度が低く、低単価のカスタマーに向けては、「当日予約限定30%オフクーポン」や「久々にご来店の方限定クーポン」などの安価クーポンで、再来店への促しが可能です。後者のお客様に、前者のお客様宛てのような内容のメッセージを配信しても、あまり響かないのではないか…ということは想像できますよね。

他には、スタッフのAさんを指名しているお客様、Bさんを指名しているお客様…などで分けて集計することもできるので、スタッフA限定クーポンなどの配信もできます。また、以前どのクーポンでご来店くださったかで分けることもできるので、前回ご来店の際のクーポンに合わせた新たなクーポン配信も可能となります。このように、全てのカスタマーに同じ訴求ではなく、カスタマー動向に合わせた訴求方法がサロン運営でのキーポイントです。「顧客管理」がしっかり出来るサロンボードを是非使ってみてはいかがでしょうか。

レジ機能・売り上げ分析機能

サロンボードなら、メニュー追加や削除、変更が簡単。会計がスムーズになるので、お客様を待たせずに済みます。また、入力された売上金は、オーナーがサロンの外でも確認できるようになっています。店を離れていても、店の売上状況が一目でわかるので安心です。さらに、日・週・月・スタッフごとの売上集計もすぐに出せます。顧客情報と連携して、サロンやメニューのリピート率、過去３年分の売り上げの推移など、さまざまな角度からサロンの状況を分析できます。データはグラフや表になっているので、直感的に売り上げの状況を把握するのにも役立ちます。

最後に

ホットペッパービューティーのサロンボードを使えば、今まで管理に掛けていた時間を節約し、本業のサロン経営に集中できます。また、予約管理や顧客管理、レジ機能で、お客様への対応がスムーズになるため、よりよいサロンづくりに役立つはずです。さらに、お誕生日メッセージ、限定クーポンやアフターフォーローなどDMの自動機能を活用すれば、お客様に効果的にサロンをアピールできます。既に導入している！というオーナー様は、今回ご紹介した内容を参考に、もう一度サロンボードの機能を見直し、さらなるサービス向上に活用してみましょう。

この予約管理時間の細分化は2018年3月から導入されているため、それ以前からホットペッパービューティーにご掲載くださっているサロンでは、未だに30分ごとの設定になっている事も少なくありません。私のサロンも細分化したほうがいいの？何分にしたらいいの？この時間枠が空きやすいんだけど…などお悩みのことがあれば、営業担当にお気軽にご相談ください！